HUNDURE Web版門禁與訪客管理系統解決方案讓您聰明輕鬆的管理“共享辦公室”!

HUNDURE Web門禁與訪客管理系統解決方案讓您聰明輕鬆的管理“共享辦公室”!

專案背景

李先生是一位共享辦公室的經營者。他的共享辦公室位在市中心地鐵站附近,很受自由工作者歡迎。就如同其他的共享辦公室,他的共享辦公室也提供了獨立辦公室、獨立辦公桌、共享辦公桌、會議室以及辦公室設備租用與交誼廳等服務項目。但是最近他覺得管理共享辦公室是一場惡夢。例如,有時候一些租用會員會忘了門禁卡或密碼,他就必須發臨時卡或密碼,還要記得回收臨時卡。再來他發現有些租賃會員會把卡與密碼給朋友使用,這會產生安全問題,因為他不知道誰進出辦公室。另外,管理不同等級的會員也是一大難題,如會員分長期租用、短期租用、獨立辦公室租用、獨立辦公桌租用以及共享辦公桌租用等。現有的系統已無法支援各種會員等級的權限以及規劃他們進出的時間。還有24小時的出入也是一個需要克服的難題,因為他需要雇用一個晚班留守的管理員。最後,如有人租借會議室,他需要充當櫃檯服務人員,因為考慮到安全性,他無法預先給參加會議的人員門禁卡。

為了更經濟有效管理他的共享辦公室,他需要一套集中與即時的門禁控制解決方案。HUNDURE門禁管理與訪客管理系統可解決他的問題。HUNDURE門禁系統能夠為不同等級的會員設定門禁權限。線上管理系統平台提供會議室租用管理與會員註冊。利用QR Code能預先或立即產生的特性,即可解決大部分門禁需求。時效性的QR Code能夠在會議前預先透過Email寄給參加會議的人,並會在會議結束後失效。

專案設備需求

硬體:

  • 設備要能提供可以根據會員的權限和可進出時間表的門禁控制管理功能。
  • 設備能夠讀取門禁QR Code後開門,且可24小時使用。

軟體:

  • 客戶可以隨時隨地設置會員的門禁權限和時間表,以方便客戶快速進出。
  • 此軟體需要提供線上功能,客戶可以隨時註冊為會員或租用會議室。
  • 該系統還可以事先產生QR Code並將其寄給客戶(即門禁卡)

系統建置:

功能描述

  • 會員註冊: 客戶必須先透過訪客管理系統註冊,然後再申請其所需的服務和門禁時間,例如長期獨立辦公室租用者或臨時公共辦公桌租用者。
  • 預訂會議室:客戶可以通過該系統線上預訂會議室。
  • 設置不同的會員權限和時間表: 管理員收到會員的申請和需求,然後設置權限和門禁時間。 如果他是長期租用獨立辦公室的會員,則他的門禁卡(QR碼)可以進出大門和獨立辦公室的門。 如果他是一個臨時租用會員,則他的門禁只被允許在租用時間使用來進出大門,並且於租用時間到期後自動失效。
  • 發QR Code 門禁鑰匙:收到的新申請,管理員輸入會員的租用類型和時間後產生門禁QR Code,並將門禁QRC Code透過Email寄給會員。門禁QR Code僅在租用期內有效。 當會員到達共用辦公室時,他可透過PXR-Q1MWS掃描門禁QR Code後開門。
  • 門禁鑰匙失效:員工無需取回門禁鑰匙,因為該門禁QR Code 只能在租用期間使用。 租期結束後,它將自失效。
  • 防潛回 (Anti-passback) 功能:提供了防潛回功能,該功能防止門禁卡(QR Code)刷卡進入後如未刷卡離開,則無法再次刷卡進共享辦公室。
  • 記錄查詢: 員工可以按日期,會員編號,等級類型和姓名搜尋租用者的記錄。 搜尋結果可以輸出為excel文件。

使用效益

  • 使用門禁系統和訪客管理系統後,產生的效益如下:
  • 更具經濟效益:該解決方案不僅可以提供24小時全天候訪問,還可以透過Email提前發送門禁QR Code。使用Web版的系統,管理員可以隨時隨地處理會員的即時申請。這些效益,讓共享辦公室經營者不需要雇用現場工作人員,可以節省人工成本。
  • 節省卡片成本: 使用QR Code代替門禁卡,無須回收,可以節省卡片成本。
  • 更方便:租用會員可將QR Code儲存在手機,不須擔心鑰匙遺失或被偷。
  • 更安全:反潛回 (Anti-passback) 功能可免租用會員在進入辦公室後立即將門禁卡交給另一個人使用。進出皆需掃描QR code,所以辦公室更為安全。
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