訪客管理系統讓管理短期住宿更省成本和更容易

訪客管理系統讓管理短期住宿更省成本和更容易

專案背景

王先生是一位網拍業者,並且有20間客房在Airbnb網站上出租。 為了服務客人和管理房間,他僱用了一名全職的清潔人員。 但由於健康因素,清潔人員即將退休。由於他有時必須外出,所以他無法一直等房客到來再交給他們房間鑰匙。為了節省成本,他打算不再另聘員工,所以等待房客到來轉交鑰匙,對他來說是一個必須解決的棘手問題。

基於這些考量,他需要一個解決方案,可以幫助他提前將房間鑰匙給房客,並且在房客退房後不需回收鑰匙,鑰匙也將無法再次使用。 因此,我們建議可將訪客管理系統用於管理客房門禁,以QR code作為客房鑰匙,可在房客抵達前事先透過電子郵件發送客房QR code鑰匙給房客,客房QR code鑰匙會在房客退房後自動失效。

專案設備需求

硬體
- 設備需要能管理房客住宿期間的客房門禁與事先能email短期門禁QR code給房客等功能。
- 設備需要能夠讀取QR code 後開門。

軟體
- 需要有軟體可產生房客住宿期間的門禁QR code (也就是客房鑰匙),並能夠將QR code事先透過email寄給房客。

系統建置

功能描述

- 事先產生房間鑰匙:房東從Airbnb收到房客訂房資訊後,輸入房客入住天數後產生QR code,email給房客。QR code 有效期限是從入住到退房期間。房客於入住當天抵達,只須使用房門前的PXR-Q1MWS讀卡機掃描已收到的QR code就可開門。系統流程如下

- 客房鑰匙失效: 房東不須回收客房鑰匙,因為門禁QR code僅僅可在房客入住期間使用,它將於退房後失效。

使用效益

使用訪客管理系統後,產生的效益如下:
- 成本效益:門禁QR code 可以事先email給房客,無須等待房客到來後轉交鑰匙。 可以節省人力成本。
- 節省卡片成本:使用QR code代替門禁卡,無須回收,可以節省卡片成本。
- 更安全:房客可將QR code儲存在手機,不須擔心客房鑰匙遺失或被偷。

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